Omgaan met persoonsgegevens.
Medewerkers van TOP Groep zijn zich bewust van de vertrouwelijk aard van de informatie die aan hun is toevertrouwd. Men voorkomt ten allen tijde de er aan de cliënt schade wordt berokkend door het prijsgeven van deze informatie. Medewerkers hebben echter ook een recht om in bepaalde situaties persoonsinformatie te delen, daar waar het de veiligheid en de bescherming van het individu betreft. Het protocol is ook voor ouders en verwijzers ten alle tijde beschikbaar.
Opslag van informatie.
Persoonsgegevens worden vastgelegd in een beveiligde Workspace-omgeving, met als doel het verlenen van kwalitatief goede dienstverlening aan cliënten. Er worden niet meer gegevens verzameld dan strikt noodzakelijk voor het correct uitvoeren van de bemiddeling. Medewerkers moeten de door hen verzamelde persoonsgegevens van cliënten retourneren of vernietigen na einde overeenkomst met TOP Groep. Zij mogen deze gegevens niet in eigen beheer houden. De database en de laptops zijn beveiligd met een persoonlijk wachtwoord. TOP Groep beheert deze wachtwoorden. Daar waar vertrouwelijke gegevens op schrift worden bewaard, worden deze afsluitbaar opgeborgen.
Recht op inzage.
Cliënten en werknemers hebben het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende gegevens. Een verzoek hiertoe kan door de medewerker, client, de ouders of diens wettelijke vertegenwoordiger, worden ingediend bij het bestuur van TOP Groep. Hierbij gelden de volgende voorwaarden en regels
Het bestuur dient binnen vier weken na aanvraag hiervoor een afspraak te maken met de betrokkenen.
Het bestuur legt indien nodig uit wat in het dossier is vastgelegd, met welk doel en wat om meer om uitleg of toelichting vraagt.
Het bestuur zorgt ervoor dat eventuele gegevens voor derden worden afgeschermd, tenzij aannemelijk kan worden gemaakt dat deze derde geen bezwaar heeft tegen inzage door betrokkene.
Recht op correctie.
De cliënt of werknemer heeft het recht te verzoeken om verbetering, aanvulling, verwijdering of vernietiging van de op hem betrekking hebbende gegevens als ze feitelijk onjuist zijn, niet volledig, niet ter zake dienen of in strijd met een wettelijk voorschrift. De cliënt of de werknemer dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij het bestuur van TOP Groep. Het bestuur bericht de betrokkene binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een eventuele weigering van het verzoek wordt door TOP Groep gemotiveerd. Het bestuur draagt zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming binnen drie maanden wordt uitgevoerd.
Verstrekken van gegevens.
Het intern verstrekken van gegevens is uitsluitend toegestaan in het belang van de dienstverlening. Ten behoeve van de verantwoording aan bestuur, subsidiegever, gebruik voor acquisitie en onderzoek worden de persoonsgegevens geanonimiseerd. Gegevens worden niet gedeeld met externe instanties dan aan de verwijzers die daartoe toestemming hebben. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer strikt noodzakelijk voor het correct uitvoeren van de hulpvraag of indien er sprake is van een wettelijk recht daartoe (Meldcode Kindermishandeling en Huiselijk geweld). In alle andere gevallen wordt de wettelijk vertegenwoordiger en vrijwilliger om toestemming gevraagd voor de verstrekking, waarbij het duidelijk met zijn om welke informatie het gaat, wanneer en aan wie dit vertrekt moet worden.
Schoning van informatie.
Tussen fysieke en digitale dossiers bestaat voor de wet geen verschil. Cliënt dossiers mogen maximaal twee jaar bewaard worden, gerekend vanaf het moment van sluiting van het dossier. De coördinator van TOP Groep is verantwoordelijk voor de schoning hiervan. Voor het verwijderen van de gegevens uit de database wordt daartoe op gezette tijden een verzoek gedaan aan het bestuur en de beheerder.
Slotbepaling:
De betrokkene kan, bij een eventuele klacht, een beroep doen op de gebruikelijke klachtenregeling.
Vastgesteld door het bestuur TOP Groep 26 januari 2018.
Vanja Ivanisevic, directeur Bertyl Wissenburg, directeur